Każda osoba zakładająca firmę musi na początku swojej przedsiębiorczej kariery załatwić kilka ważnych spraw. Jedną z najistotniejszych jest wybór miejsca siedziby firmy. Adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej trzeba bowiem podać podczas wypełniania wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
W zależności od charakteru działalności siedzibą firmy może być własne mieszkanie czy bądź inne miejsce, do którego mamy tytuł prawny. Lokal możemy oczywiście wynająć. Jeżeli powierzchnię biurową udostępni nam nieodpłatnie ktoś z najbliższej rodziny, nie będziemy musieli odprowadzać od użyczenia podatku dochodowego. Jednak, gdy darmową powierzchnię otrzymamy od przyjaciela lub znajomego, musimy liczyć się z pewnymi opłatami. Prawo podatkowe traktuje naszą oszczędność jako przychód z działalności i zobligowani jesteśmy do wyliczenia kwoty, którą musielibyśmy zapłacić za wynajem. Wówczas kwota ta podlega opodatkowaniu. Powierzchnię biurową możemy oczywiście odpłatnie wynająć od osób trzecich. Dziś skupimy się właśnie na tej ostatniej opcji.
Jak wynająć biuro?
Aby móc założyć działalność gospodarczą w danym lokalu, musimy posiadać do niego tytuł prawny. Zatem może to być nieruchomość, którą posiadamy na własność lub jesteśmy jej współwłaścicielem. Jeżeli nie posiadamy aktu własności do żadnej nieruchomości, wyjściem z sytuacji jest wynajem powierzchni biurowej.
Przede wszystkim powinniśmy się upewnić, czy możemy założyć działalność w danym lokalu. W szczególności, jeżeli zamierzamy w nim równocześnie mieszkać i wykonywać czynności związane z prowadzeniem firmy.
O chęci prowadzenia działalności gospodarczej pod wynajmowanym adresem powinniśmy poinformować wynajmującego. Dodatkowo pamiętajmy o stosownym zapisie w umowie. Jeżeli założymy firmę w danym lokalu bez wiedzy właściciela, możemy spodziewać się natychmiastowego zerwania umowy. Może nam bowiem zarzucić, że wykorzystujemy nieruchomość niezgodnie z jej przeznaczeniem.
Wynajem powierzchni biurowej nie tylko od właściciela
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wynająć powierzchnię biurową od osoby, która nie jest jej właścicielem. W tym wypadku jednak powinniśmy się dowiedzieć, czy wynajmujący ma prawo do podnajmowania lokalu innym. Dodatkowo musimy ustalić, czy właściciel wyraził zgodę na prowadzenie w nim firmy.
Co z VAT-em?
Jeżeli osoba wynajmująca jest płatnikiem VAT albo zajmuje się sprzedażą mieszaną, powinna wystawić nam fakturę VAT. Wówczas podatek będziemy mogli odliczyć w całości. Natomiast wynajmujący niebędący vatowcem nie wystawi nam faktury VAT, tylko „zw”. W tym wypadku niestety nie będziemy mogli odliczyć VAT-u. Wynajem od osoby prywatnej również nie pozwoli na odliczenie podatku, jednak będziemy mogli koszt wynajmu rozliczyć w ramach działalności.
Jak rozliczyć media?
Media używane w ramach prowadzenia działalności możemy wrzucić w koszty firmy. Istotny jest jednak ich rodzaj. Jeżeli w działalności nie wykorzystujemy np. gazu, urzędnicy mogą rozliczenie go w kosztach zakwestionować.
Warto wspomnieć o tym, że faktury za media nie muszą być wystawiane na dane przedsiębiorcy. Możemy je rozliczyć na podstawie umowy mówiącej o tym, że opłacamy media lub samych dowodów zapłaty za nie.
Jeżeli zarejestrowaliśmy działalność w miejscu, w którym mieszkamy, również możemy rozliczać media, jednak nie w całości. W tym wypadku należy oświadczyć, jaki procent nieruchomości służy firmie i zgodnie z nim rozliczać media.
Funkcjonalność
Biuro powinno zaspokajać wszelkie nasze potrzeby, a także potrzeby potencjalnych pracowników. Zastanówmy się, jakiej powierzchni biurowej potrzebujemy, ilu pomieszczeń. Czy będziemy potrzebowali salę konferencyjną bądź serwerownię. Weźmy pod uwagę to, że firma może się powiększyć, a liczba pracowników wzrosnąć. Ponadto oferowane biura do wynajęcia prezentują znaczną różnorodność. Warto więc sprawdzić kilka z nich i zastanowić się, które nada się najlepiej.
Pomoże agencja nieruchomości
Poszukiwania idealnego biura mogą zająć mnóstwo czasu. W szczególności, jeżeli mamy bardzo konkretne wymagania. Ilość oferowanych biur do wynajęcia jest na rynku ogromna. Jeżeli więc nie mamy czasu na przeglądanie ofert lub mamy określone jego szczególne cechy, warto zlecić poszukiwania powierzchni biurowej specjalistom. Agencja nieruchomości z przyjemnością posłuży swoim doświadczeniem i wiedzą w poszukiwaniach oraz załatwi za nas większość formalności.
Małe czy duże wydatki?
Skupy się na dobrym podliczeniu naszych wydatków związanych z założeniem firmy. Być może na samym początku nie będziemy mogli wynająć wymarzonej przestrzeni biurowej. Dlatego też warto określić górną granicę cenową wynajmu, aby nie wyjść na minus.
Jakie miejsce?
Biura w dobrych lokalizacjach zazwyczaj są bardzo drogie. Warto więc zastanowić się, czy potrzebujemy powierzchnię biurową w centrum miasta. Być może lepszym rozwiązaniem okaże się tańszy lokal poza miastem. Zastanówmy się także jakiej lokalizacji wymaga wizerunek naszej firmy. Czy wymagamy prestiżowej dzielnicy, biurowca czy domu jednorodzinnego. Bardzo istotną kwestią jest dojazd do siedziby. Zadbajmy o to, aby nasi klienci czy pracownicy nie musieli dojeżdżać do nas polną drogą i aby mieli gdzie zaparkować.
Niełatwa sprawa
Wynajem powierzchni biurowej to wbrew pozorom nie jest taka łatwa sprawa. Przede wszystkim musimy zastanowić się, jak duży lokal potrzebujemy oraz jaką kwotę chcemy na niego przekazać. Pozostałe kwestie to gdzie wynająć, od kogo i jakie wydatki możemy wciągnąć w koszty. Jeżeli nie mamy wystarczająco dużo czasu lub ochoty na poszukiwania idealnego biura, warto zlecić to agencji nieruchomości.
