Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania to podstawowy dokument, który potrzebny jest zarówno w przypadku kupna, jak i sprzedaży czy wynajmu mieszkania. Warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób powinien być on przygotowany i sporządzony oraz jakie informacje powinien zawierać. Procedura kupna i sprzedaży mieszkania może być żmudna oraz czasochłonna. Obie strony umowy najmu lub sprzedaży, które zawierają między sobą transakcję, powinny zatem dopełnić wszelkich starań, by odbyła się ona jak najsprawniej, a jednocześnie bezpiecznie i efektywnie. Wszelkie zaniedbania mogą bowiem przysporzyć trudności finansowych, a nawet prawnych, nie wspominając już o starcie czasu i energii na wykonywanie wszelkich poprawek. Zgodnie z zapisem ustawy o ochronie praw nabywcy nieruchomości przeniesienie (zdanie) własności należy każdorazowo potwierdzić odbiorem lokalu przez nabywcę, sporządzonym w formie pisemnej.
Dokumentem potwierdzającym moment przekazania nieruchomości po podpisaniu umowy jej kupna-sprzedaży lub wynajmu jest protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania. Wobec tego powinny się w nim znaleźć wszystkie niezbędne informacje dotyczące stanu technicznego nieruchomości w konkretnym czasie. Należy w nim umieścić ponadto pełną listę obiektów, które składają się na wyposażenie lokalu i aktualny stan liczników. Ponadto, warto zadbać o to, by w protokole tym zawarto informacje o wszelkich usterkach i awariach zauważalnych w nieruchomości. Z tego względu sporządzenie dokumentu należy poprzedzić skrupulatnymi oględzinami mieszkania i sprawdzeniem lokalu. Protokół ten może bowiem stanowić podstawę do ewentualnych roszczeń którejkolwiek ze stron zawieranej transakcji. Zawierany jest nie tylko w przypadku kupna mieszkania z rynku wtórnego, ale również wówczas, gdy nabywamy nową nieruchomość wprost od dewelopera.
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania – czym jest?
Choć protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania nie jest dokumentem wymaganym prawnie, warto wcześniej go przygotować w celu uniknięcia wszelkich nieścisłości na etapie finalizacji transakcji kupna-sprzedaży mieszkania lub jego wynajmu. Sporządza się go w celu potwierdzenia stanu rzeczywistego przekazywanej nieruchomości. Rzetelnie wykonany, stanowi podstawowe zabezpieczenie przed roszczeniami, chroni od nieporozumień i jasno określa stan techniczny oraz wizualny mieszkania podczas przekazania lokalu. Stanowi ponadto podstawę do rozliczenia zużycia mediów czy oceny stanu obiektów znajdujących się w lokalu. Będąc dokumentem potwierdzającym przekazanie nieruchomości, sprzyja ochronie praw lokatorów, dopełnia zapisy umowy najmu na wypadek wzajemnych roszczeń. W jego sporządzeniu mogą pomóc specjaliści, przede wszystkim pracownicy biura nieruchomości. Przekazanie kluczy do lokalu następuje zwykle już po wizycie u notariusza i podpisaniu umowy finalizacji transakcji. Wówczas należy pamiętać o dopełnieniu wszelkich innych formalności po zakupie mieszkania, do których zalicza się m.in. opłacenie podatku od czynności cywilnoprawnych.
Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?
Dobrze przygotowany protokół zdawczo-odbiorczy lokalu mieszkalnego powinien zawierać podstawowe informacje o miejscu i dacie jego sporządzenia. Konieczne jest określenie stron umowy, podanie w jego treści danych osobowych stron zawierających umowę. To przede wszystkim imiona i nazwiska, daty urodzenia, adresy zamieszkania, numery dowodów osobistych lub innych dokumentów potwierdzających tożsamość. Opcjonalnie można w protokole zawrzeć również numer PESEL lub NIP. W kolejnej części dokumentu należy dokładnie opisać lokalizację nieruchomości. Wskazuje się zatem jej adres, a w przypadku braku nadania adresu – numer działki, na której znajduje się nieruchomość.
Jakie dodatkowe informacje można znaleźć w protokole zdawczo-odbiorczym? Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania powinien ponadto zawierać szczegółowy spis wyposażenia lokalu wraz z opisem jego stanu wizualnego oraz stanu technicznego mieszkania. Koniecznie należy podać stan liczników (zimna i ciepła woda, gaz, licznik energii elektrycznej), ewentualne kody dostępu (kod do domofonu, bramy, garażu, zsypu). Warto zadbać o zapis dotyczący przekazania kluczy do lokalu i innych pomieszczeń, które do niego przynależą. Może to dotyczyć głównie garażu, piwnicy, bramy wjazdowej, skrzynki pocztowej itd. W dokumencie tym należy zatem opisać również ilość przekazanych kompletów. Dokumentację z przekazania mieszkania najczęściej uzupełnia się ponadto o dokumentację fotograficzną. Protokół podpisują obie strony zawieranej transakcji, a sporządza się go w dwóch identycznych, a więc jednobrzmiących egzemplarzach. Podpisać protokół może ponadto pełnomocnik.
W protokole zdawczo-odbiorczym warto uwzględnić niemal wszystkie obiekty i sprzęty, jakie znajdują się w mieszkaniu. Dotyczy to zwłaszcza sprzętów AGD i RTV, zarówno elementów stałych, jak i mienia ruchomego. Spisujemy wszystkie meble, urządzenia i mniejsze przedmioty (takie jak suszarka, lustra, lampy, naczynia, odkurzacz). Precyzyjnie opisujemy stan techniczny lokalu i urządzeń, wskazujemy ewentualne usterki. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń, pomocna okazuje się dokumentacja fotograficzna nieruchomości. W niektórych przypadkach w protokole określa się ponadto termin wniesienia opłaty czynszu za ostatni miesiąc najmu lub wysokość kaucji.
Bezpieczne przekazanie lokalu (mieszkania) najemcy a opisanie szkód w mieszkaniu po zakończeniu najmu
W przypadku wynajmu lokalu protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania jest dokumentem pożądanym zwłaszcza w celu prawidłowego zabezpieczenia transakcji w momencie zmiany lokatora. Wówczas właściciel opisuje wszystkie elementy wyposażenia, które uległy zniszczeniu lub uszkodzeniu podczas okresu eksploatacji mieszkania przez wcześniejszych lokatorów. Dane te porównuje się następnie ze sporządzonym wcześniej protokołem. Dokument sporządzony na piśmie stanowi zatem niezbity dowód dbałości o stan techniczny wynajmowanego mieszkania przez osoby je zamieszkujące.
Kiedy należy sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy nieruchomości?
Opisywany dokument sporządza się głównie w celu usprawnienia procesu przekazania nieruchomości. Wydawać by się zatem mogło, że dotyczy on przede wszystkim sytuacji, w których sprzedaje się lub wynajmuje lokal. Protokół jest jednak mile widziany w przypadku:
- odbioru technicznego mieszkania pochodzącego z rynku pierwotnego;
- kupna-sprzedaży lokalu na rynku wtórnym;
- samodzielnej sprzedaży nieruchomości;
- wydawania nieruchomości dla najemców;
- odbierania nieruchomości po remoncie;
- odbierania nieruchomości od najemców po skończonym okresie najmu.
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania stanowi najczęściej załącznik do umowy najmu mieszkania. Dzięki temu staje się podstawowym dokumentem do rozstrzygania sporów bez wchodzenia na drogę sądową. W przypadku kupna mieszkania od dewelopera, dokument sporządza się najczęściej przy okazji przekazania nowemu właścicielowi kluczy. Zyskuje on wówczas gwarancję, że w mieszkaniu nie zostaną wykonane dodatkowe prace, wprowadzone zmiany czy zużyte media. Dokumentu nie sporządza się zwykle w przypadku wynajmu krótkoterminowego, zwłaszcza na kilka tygodni. Jeżeli w przypadku sporządzenia protokołu osoba nabywająca lub najmująca lokal odmawia jego podpisania, sprzedający lub wynajmujący ma pełne prawo do rezygnacji z umowy. Protokół można sporządzić również przy sprzedaży mieszkania z kredytem.
