Zakończenie najmu to kluczowy moment transakcji, do którego zarówno najemca, jak i wynajmujący powinni skrupulatnie się przygotować. Jednym z koniecznych do podjęcia działań jest przeprowadzenie procesu zdawczo-odbiorczego mieszkania. To istotne przede wszystkim ze względu na zabezpieczenie interesów obu stron. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko wystąpienia potencjalnych sporów dotyczących stanu mieszkania i zwrotu kaucji. Protokół jest bowiem dokumentem potwierdzającym w formie pisemnej stan faktyczny nieruchomości.
Jeżeli chodzi o zakończenie najmu, protokół zdawczo-odbiorczy przekazywany jest w odwrotną stronę niż w przypadku zawierania umowy najmu. Przekazuje go bowiem najemca wynajmującemu. Choć sporządzenie i podpisanie tego dokumentu nie jest obowiązkowe, strony transakcji coraz częściej dostrzegają jego zasadność. Wskazanie stanu przedmiotu najmu oraz szczególnych cech, które posiada, chronią zarówno najemcę, jak i wynajmującego. Co więcej, na podstawie tych zapisów można również wyliczyć zwrot kaucji wpłaconej przy zawieraniu umowy najmu.
Zakończenie najmu – protokół zdawczo-odbiorczy
Zakończenie najmu coraz powszechniej wiąże się z chęcią sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego nieruchomości. Po rozwiązaniu umowy najmu lub samoistnym zakończeniu umowy zawartej na czas określony strony transakcji sporządzają dokument, którego celem jest potwierdzenie stanu faktycznego lokalu. Co jednak istotne, protokół zdawczo-odbiorczy nie stanowi potwierdzenia stanu prawnego nieruchomości. Załącznikiem staje się tu zwykle obszerna dokumentacja fotograficzna oraz plan sytuacyjny lokalu z zaznaczeniem jego najistotniejszych elementów.
Protokół zdawczo-odbiorczy opisujący stan nieruchomości po zakończeniu najmu może mieć dowolną formę i treść, o ile odpowiada ona celom, w jakich dokument został sporządzony. Istotne jest, by dokument zawierał takie informacje jak: dane osobowe i kontaktowe stron, adres wynajmowanego mieszkania, jego wyposażenie i opis stanu. To również kod do domofonu, data i miejsce sporządzenia dokumentu oraz czytelne podpisy każdej ze stron.
Sporządzenie protokołu nie wymaga wizyty u notariusza. Kodeks cywilny nie przewiduje również ściśle informacji, jakie należy zawrzeć w tego rodzaju dokumencie. Treść protokołu zależy zatem wyłącznie od woli stron kończących najem. Zwykle lokatorzy, czyli dotychczasowi użytkownicy mieszkania, zwracają szczególną uwagę na ogólny stan lokalu. W tym na stan instalacji, mebli, ścian i podłóg, sprzętu, wyposażenia dodatkowego, a także ilość przekazanych kluczy i ich przeznaczenie oraz stany i numery liczników mediów. Zakończenie umowy najmu mieszkania to również moment ostatecznego odbioru mieszkania od najemcy. Nie należy wówczas się spieszyć, gdyż można przeoczyć istotne szczegóły, działające nierzadko na niekorzyść dotychczasowego lokatora.
Kwestie organizacyjne przy odbiorze lokalu po wypowiedzeniu umowy najmu na czas określony
Bezpieczny wynajem jest atrakcyjną formą zarabiania pieniędzy na posiadanej przez siebie nieruchomości. Podczas trwania umowy najmu lokalu najemcy dokonują stosownych rozliczeń z wynajmującym. Opłacają czynsz najmu, a nawet decydują się na ubezpieczenie mieszkania. Podlegają ochronie praw lokatorów, które określają możliwości wypowiedzenia umowy i wcześniejszego rozwiązania umowy najmu. W wybranych przypadkach wynajmujący ma prawo zdecydować o końcu trwającej umowy i doprowadzić do opuszczenia lokalu mieszkalnego przez lokatorów. Po wypowiedzeniu umowy najmu mieszkania warto zatem sprawdzić wszystkie szczegóły użytkowania nieruchomości przez najemców na zasadach umowy opisanych w dniu, w którym została zawarta. W umowie określa się także, jak rozliczać najem mieszkania. Zakończenie najmu jest więc również czasem wyrównania wszelkich należności i zaległości pieniężnych.
W kwestiach organizacyjnych niezależnie od tego, kiedy miało miejsce zakończenie najmu, warto umówić się na odbiór mieszkania w optymalnej porze dnia. Nie należy robić tego w godzinach wieczornych lub nocnych, głównie z uwagi na brak odpowiedniego światła. Okoliczności te mogą bowiem skutecznie utrudniać ocenę faktycznego stanu mieszkania i uniemożliwiać zauważenie niektórych wad (głównie rys i uszkodzeń powierzchni). W przypadku gdy po upływie kalendarzowego terminu wypowiedzenia umowy mieszkaniowej strony umowy nie mogły znaleźć odpowiedniego terminu na spotkanie, możliwe staje się udzielenie pełnomocnictwa na piśmie dla innych osób. Wówczas czynności odbiorcze można przeprowadzić bez fizycznego udziału stron umowy.
Zakończenie najmu a zwrot kaucji za mieszkanie
Zakończenie najmu może się wiązać również z koniecznością zwrotu kaucji wpłaconej wcześniej na rzecz wynajmowanej nieruchomości. Najczęściej to w umowie zawarty jest zapis o warunkach zwrotu kaucji. Zostaje ona wypłacana w terminie 14-30 dni od wygaśnięcia, zakończenia stosunku najmu lub okresu wypowiedzenia. Czas ten potrzebny jest wynajmującemu głównie ze względu na konieczność kontroli zaległości najemcy z opłatami i ewentualnej korekty spłat. Wynajmujący rozlicza ponadto kaucję z ewentualnymi niedopłatami z tytułu opłat eksploatacyjnych i kosztów usuwania bieżących wad oraz usterek. Zwykle nie dokonuje się zwrotu kaucji od razu, bez uprzedniej weryfikacji stanu lokalu i koniecznych do poniesienia kosztów eksploatacyjnych.
Doprowadzenie wynajmowanej nieruchomości do stanu wyjściowego, tzn. sprzed okresu zawieranej ostatnio umowy, jest szczególnie istotne dla tych, którzy inwestują w dom na wynajem lub decydują się na wynajem wielu mieszkań równocześnie. Generalny remont mieszkania w bloku może bowiem okazać się nie tylko uciążliwy, ale również czasochłonny. Okresowo wyłącza daną nieruchomość z zysku inwestycyjnego. Do zawierania umowy na czas określony zachęcają również takie rozwiązania jak np. planowana przez rząd budowa tanich mieszkań na wynajem.